Apostille 时代：中越跨境文书认证程序再减负
跨境投资、公司治理及争议解决中，境外主体资格、授权及司法文书能否为文件使用地主管机关采信，取决于文书形式是否符合当地法及国际条约要求。中越企业常用的公司登记文件、法定代表人证明、授权委托书、董事会或股东会决议、无犯罪记录证明及学历证明等。在此前的“双认证”制度下，中越两国出具并拟在对方国家使用的文书，通常须依次完成公证或证明、文书出具国主管机关的领事认证以及文书使用国驻出具国使领馆的领事认证。由于涉及多个认证层级，整体办理周期通常较长,直接影响交易交割、商事登记及诉讼程序推进的速度与效率。
2025年12月31日，越南向公约保存机关交存加入书，正式加入《取消外国公文书认证要求的公约》（下称“Apostille公约”或“公约”），根据越南外交部及海牙国际私法会议（HCCH）公布的信息，公约将于2026年9月11日对越南生效。届时，公约将在越南与未就其加入公约提出异议的缔约方（包括此前已于2023 年 11 月7日生效适用的中国）之间适用，中越公文书流转将由传统领事认证转向附加证明书制度。
Apostille的正式中文名称为“附加证明书”，系文书出具国主管机关依公约签发的统一证明。公约通过免除文件拟使用国驻外使领馆办理的领事认证，将对公文书来源真实性的形式认证集中于文书出具国主管机关，以实现缔约方之间公文书的简化流转。
附加证明书的证明对象限于文书上签名的真实性、签署人签署文书时的身份以及文书所载印章的真实性，并非对于文书所载内容本身是否真实、合法等实质审查。在使用经附加证明书认证的文件时，文件使用机关仍需适用其国内法结合具体情形进行综合判断及核实。
在现行“双认证”程序下，中国文书送往越南使用，通常须先形成涉外公证书或其他证明文书，经中国外交部或受委托地方外办领事认证后，再由越南驻华使领馆认证；反之亦然。公约在中越之间适用后，无需再办理传统的“双认证”，取而代之的是由出具国指定的主管机关出具一份附加证明书（Apostille），即可在其他缔约国直接使用。但文书公证、证明及用文审查并不因此免除。
适用公约后，认证程序与层级相应变化，但并非一概减免申请材料。依据现有官方公开信息，主要变化如下（以中国境内形成的文书拟送往越南使用场景为例）：
办理事项 | 公约生效前 | 公约生效后 |
|---|---|---|
基础文书 | 形成符合要求的涉外公证书或其他证明文书；依法可直接认证的文书除外。 | 仍须形成符合要求的公文书、公证书或证明文书，附加证明书不替代文书形成程序。 |
中国主管机关程序 | 向中国外交部或受委托地方外办申请领事认证。通常提交合法有效身份证件、有效文书原件；企业商事文书另提交单位介绍信等材料。 | 向中国外交部或受委托地方外办申请附加证明书。现行公开材料同样包括身份证件、有效文书原件及企业单位介绍信等。 |
越南使领馆程序 | 向越南驻华使领馆申请认证，并依其要求提交文书副本等材料。 | 原则上取消越南驻华使领馆认证流程。 |
用文程序 | 依越南用文机关要求办理译文、文件格式、有效期间及其他配套手续。 | 附加证明书不排除上述要求，仍依具体用文程序办理。 |
越南文书送往中国使用亦适用相应反向流程。公约生效前，文书通常须在越南完成公证、认证，并经中国驻越使领馆办理领事认证；公约在中越之间适用后，原则上由越南主管机关签发附加证明书。越南政府已于2026年7月23日发布第293/2026/NĐ-CP号法令（自2026年9月11日起施行），规定Apostille的申请方式及办理时限；该法令同时作出过渡安排：法令生效（2026年9月11日）前已经合法受理、但尚未办结的领事认证申请，继续按照旧的规则办结出件；申请人也可选择就同一份文件另行申请Apostille 认证。法令生效前已由越南主管机关办理领事认证的公约缔约国公文书，在越南继续有效，接收机关不得强制要求补办 Apostille。具体收费标准、申请表式和电子系统启用时间，仍应以越南主管机关公布的信息为准。
越南外交部为Apostille签发主管机关，具体由位于河内的领事局及胡志明市外事厅承担相关职能。相关实施安排亦为后续地方层面分权及系统化管理预留空间，企业后续应持续关注主管机关、受理渠道及办理口径是否发生调整。
越南在实施该公约的同时强调推进电子Apostille。根据第293/2026/NĐ-CP号法令，电子Apostille将使用签发机构的公务专用数字签名，以确保证书的来源真实、内容完整且不可篡改；同时该附加证明书须载有链接至电子登记册（e-Register）的二维码，以实现全天候在线查询。以全流程在线方式提交的申请，如包含1至4份公文书且在电子行政程序规定的受理时点前被接收，于当个工作日内办结，在该时点后接收的，自下一工作日起计算；包含5至9份公文书的，办理时限为1个工作日，10份及以上的为3个工作日；以柜台或邮寄方式提交的申请，上述三档时限分别为1个、2个及4个工作日。上述期限不包括依法核验文件真实性所需的时间。电子Apostille签发、电子登记册运行、二维码嵌入及全流程在线办理，自越南Apostille信息系统投入运行之日起实施，具体启用时间由越南外交部公布。
根据第293/2026/NĐ-CP号法令及Apostille公约的规定，Apostille仅针对缔约国境内出具、拟在另一缔约国使用的公文书签发，公文书包括与一国法院或者法庭有关的机关或人员出具的文件、行政文件、公证文书，以及附着于私人签署文件之上的官方证明。文件是否具有公文书性质，原则上应依据文件出具国法律判断。
公约不适用于外交或者领事人员制作的文件，以及与商业或者海关活动直接相关的行政文件。该项排除应作严格解释，不宜仅因文件用于跨境交易即认定其不适用公约。商业合同、发票等文件属于法律意义上的私人文书，原则上并不属于公约项下的公文书。
原产地证书、进出口许可证、报关文件等是否属于排除范围，则应结合文件性质、出具机关、出具国法律及其主管机关的具体实践判断。对私人文书作成的公证文书或者官方证明，仍应作为独立的公文书判断其是否适用公约。
中国企业在越南办理公司设立、变更登记、股权转让、董事委派及项目审批时，母公司主体资格、法定代表人身份证明、授权文件及公司决议通常须在越南使用。公约适用后，越南驻华使领馆认证环节原则上取消，文件从出具到提交之间的办理节点相应减少。企业据此可压缩材料准备期限并降低因认证链条欠缺导致登记、审批或交割迟延的程序风险。
越南主体参与中国诉讼，或者中国企业参与越南诉讼、仲裁时，主体资格、代表人身份证明、授权委托书及公约范围内的司法文书均可能涉及跨境提交。附加证明书可以替代中国驻越使领馆或越南驻华使领馆的领事认证，但不涉及法院管辖、域外送达、证据能力与证明力，也不产生外国判决或仲裁裁决当然获得承认与执行的效果，相关材料仍应依受理机关的立案、举证及翻译规则提交。
平企业应按文件出具主体及法律性质，分别建立公文书、私文书、商业文件、海关文件及译文的办理清单，并核查公约在文件出具国与使用国之间的效力状态。投融资、公司治理、劳动用工及争议解决项目中，应将文书公证、附加证明书、翻译及用文审查纳入交易文件清单和项目时间表，并同步修订授权模板、办理指引及档案管理规则。
越南适用Apostille公约，并非单纯减少一道认证手续，而是其跨境行政协作、营商环境优化及政务数字化进程中的重要制度调整。对于长期参与中越经贸往来和投资经营的企业而言，该变化将直接影响文件准备周期、交易交割安排、诉讼立案效率及内部合规流程，但需注意的是，Apostille并不当然排除后续审查。企业仍应关注公约在相关国家之间的适用关系、文件类型、翻译要求、主管机关审查口径及电子系统上线进度，并在跨境项目启动前确认文件出具地、使用地和主管机关要求，将认证路径前置纳入交易或争议解决时间表，以避免因形式手续瑕疵影响实体权利实现。
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